Depo sistemi için genel bir tanımlama yapacak olursak süreci şöyle tanımlayabiliriz;

1- Mal Alım

2-Depo Hareketleri

3-Sevkıyat

4-Raporlama

En genel hatlarıyla bu şekilde tanımlayabiliriz. Ancak depo süreci çok daha karışıktır. Bu başlıkların altında yapılan çok daha fazla işlemler vardır.

1-Mal alım; Depo sistemi süreci firmanın mal alım yapması ile başlar. Mal alımı depo sisteminde 2 şekilde yapılır

a) Kontrolsüz mal alımı

b) Kontrollü mal alımı

Kontrolsüz mal alımı, depoya gelen ürünlerin el terminalleriyle okutularak kabulünün yapılması ile gerçekleştirilir. Kontrollü mal alımda ise mal alımı yapılacak ürünlerin, daha önceden sisteme siparişi girilir ve bu siparişe istinaden ürünler kabul edilir. Sipariş ticari sisteme giriliyorsa depo sistemi entegrasyon ile girilen siparişi alır ve barkod okuyucuya gelecek siparişi aktarır. Depo personeli el terminalinde sipariş numarasına göre mal alımını gerçekleştirir. Siparişte olan ürünlerle gelen ürünler karşılaştırılarak gelen üründe eksik ya da fazla ürünler tespit edilir. Bu şekilde farklı gelen ürünler için firmanın isteğine göre çeşitli senaryolar üretilir. Örneğin firma siparişten farklı gelen ürünler için yetkili onay mekanızması koymak isteyebilir.

Depoya gelen ürünler daha önceden sisteme tanımlı olmalıdır. Bir defaya mahsus olmak üzere ürünler depo sistemine tanıtılır. Eğer ticari sisteme tanımlı ise entegrasyon sayesinde depo sistemine entegre edilir.

Depoya gelen ürünler barkod okutularak sisteme girilir. Barkod ürün kodunu barındıran çizgilerdir. Eğer ürünün üzerinde barkodu yok ise barkod yazıcı ile depoda etiketi basılır ve ürünün üzerine yapıştırılır. Daha sonra barkod etiketi okutularak sisteme alınır.

2- Depo hareketleri; Depoya gelen ürünlerin sevk edilene kadar depo içerisindeki süreci başlar.

a) Mal kabul yerinden raflara ürün yerleştirilmesi

Depoya gelen ürünler rafa yerleştirilmeden önce ön kabul da diyebileceğimiz bir alana alınabilir. Kamyondan inen bütün ürünler bu ön kabul yerine indirilip okutulur ve depo sistemine ön kabul adresine kaydedilir. Ürünlerin okutulması tamamlandıktan sonra ön kabul alanından alınıp raflarına yerleştirilir. Rafa yerleştirme işlemi de el terminalleri ile yapılır. Depo sistemi isteğe bağlı olarak ürünlerin yerleştirilebileceği adresleri tavsiye olarak gösterebilir. Firmanın vereceği kriterlere göre ürünlerin nereye yerleştirileceğini depo personelinin terminal ekranında gösterilir. Personel ilk önce ürünü daha sonra rafın adresini okutarak o ürünü rafına yerleştirmiş olur.

Depo içinde ürünleri hareket ettirebiliriz. Bir ürünün yerini değişmek istiyorsak ilk önce ürünü okutup daha sonra ürünü alacağımız raf okutulur. sonra ürün tekrar okutularak konulacak raf adresi sisteme girilir ve ürün yeni yerine yerleştirilir.

Personel istediği zaman ürün ve raf sorgulaması yapabilir. El terminali ekranında sorgulamaya bölümüne gelerek ürünün hangi adreste olduğunu, hangi adreste ne kadar ürün olduğunu, hangi rafta hangi ürünlerin olduğunu sorgulayabilir.

b) Sarf – fire

Depo içinde sarf edilecek ürünler için sarf menüsünden ürün sarf edilir. Kırılan ve kullanılmaz hale gelen ürünler için ise fire menüsü kullanılarak ürün stoklardan çıkarılır. Gerekirse fire ambarına alınarak daha sonra o ambarda hangi ürünler fireye çıkmış görülür.

c) Sayım

Depoda ne kadar ürün olduğunu bilmek için sayım yaparız. Depo sayımı iki şekilde yapılır.

a) Tüm depo sayımı

b) Kısmi depo sayımı

Tüm depo sayımı ile depodaki bütün ürünler tek tek sayılarak depo sistemine aktarılır. Tüm depo sayımı çapraz olarak da yapılabilir. Belli bir personel deponun bir tarafından sayıma başlarken bir kısım depo personeli ise başka bir yerden sayıma başlar. Her iki grubun da sayımları ayrı ayrı sisteme girilir. Sayım bittiğinde bu girilen iki sayım birbiriyle karşılaştırılır. Sayımda yapılan bir hata varsa buradaki karşılaştırma ile ortaya çıkar ve sayımın hatasız bir şekilde yapılması sağlanır.

Kısmi depo sayımında deponun belli bir kısmı ya da belli ürün grupları sayılır. Sistemde stok adetleri karşılaştırılır ve farklar ortaya çıkar. Ürün farkları sisteme girilir. Kısmi sayımda deponun genel işleyişi devam edebilir. Tüm depo sayımında ise depo giriş çıkışları kapatılarak kısa bir sürede sayım bitirilir.

3- Sevkiyat; Depo sisteminde sevkıyat 2 şekilde olur. Siparişe istinaden sevkıyat ve siparişsiz sevkiyat

a) Siparişe istinaden sevkıyat; Mal alımda olduğu gibi depo sistemine girilen siparişler personel el terminaline düşer. Personel sipariş numarası ile siparişi toplamaya başlar. Sipariş içerisindeki ürünler terminal ekranında tek tek gözükür. El terminalinde ürün ve hangi adreste olduğunu öğrenen personel ürünleri toplar ve sevkıyat alanına getirir. Sevkıyat toplama için sipariş 2 şekilde toplanabilir. Bütün siparişler tek tek toplanabilir. Belli kriterler dahilinde siparişler bir araya getirilerek toplu halde siparişler toplanabilir.

Siparişler toplu halde toplanacaksa nasıl olacağının kriterleri depo sistemine girilir. Sevkıyat alanına toplu halde gelen ürünler burada siparişin içeriğine göre tekrar ayrılır ve paketlenir. Sevkıyatın yoğun olduğu işletmelerde toplu sipariş toplamak işletmeye ciddi anlamda hız katabilmektedir.

Sevkiyat alanında toplanan ürünler gerekli şekilde ayrılır ve çeki listesi etiketi yapıştırılır. Çeki listesinde o sevkıyatın içinde hangi üründen ne kadar olduğu v.b bilgiler yer alır.

Sevkiyat alanından kamyona yükleme işlemi için de depo sisteminden yararlanılır.

4- Raporlama; Depo sistemi içerisindeki tüm süreçlerle ilgili ayrıntılı raporlar alınır. Standart raporların yanında deponun durumuna göre ve firmanın ihtiyaçlarına istinaden raporlar oluşturulur. Depo stok raporu, malzeme raporu, personel raporu, fiş işlem raporu, satış sipariş ve mal alım sipariş raporları gibi standart raporların yanı sıra “n” sayıda rapor alınabilir.

Raporlar depo durumunu, depo hareketlerini v.b görmemizin yanında doğru kararlar vermemiz için firmaya yol gösterecektir.

Sonuç; Depo süreçlerinin nasıl olduğunu en temel şekliyle anlatmaya çalıştık. Depo sistemi bu anlatılanların dışında çok daha fazla süreci içerir. Firmanın durumuna ve işleyişine göre de birçok uyarlama ve yeni yapı getirilebilir. Trbarkod olarak her firmanın kendi dinamiklerine bağlı olarak farklı depo yönetim süreçlerinin olduğuna inanıyoruz. Depo sistemi de bu dinamiklere bağlı olarak implamente edilmelidir. Depo bir firmanın en unsuru olarak hatasız ya da hatasıza yakın yönetilmelidir. Çünkü depo içerisindeki ürünler o firmanın parasını ifade eder. Sadece maddi anlamda da ifade edilemez. Doğru ürünün zamanında müşteriye ulaştırılması da firma için para kadar önemli bir unsurdur.

Depo sistemi işin uzmanları tarafından kurulmalı ve firmaya eğitimleri verilerek teslim edilmelidir.

AYRINTILI BİLGİ